En vertu de la loi fédérale sur le congé familial et médical (FMLA), les employeurs de 50 employés ou plus doivent fournir aux nouvelles mamans et aux mères adoptives jusqu'à 12 semaines pour s'occuper d'elles-mêmes et de celles de leur bébé. Bien que la FMLA n’impose aux employeurs d’offrir que des congés sans solde, certaines choisissent également d’offrir un congé de maternité payé. Cet article traite à la fois des lois fédérales et nationales sur les congés de maternité et fournit des modèles pour les congés de maternité non payés et les politiques de congés de maternité payés.
Les lois spécifiques et parfois plus restrictives varient d'un État à l'autre. Cet article couvre les lois sur le congé de maternité et vous fournit deux modèles de politique de congé de maternité gratuits, un pour une politique de congé de maternité non rémunéré et un autre pour une politique de congé de maternité payé.
Vous pouvez facilement gérer votre politique de maternité et rester en conformité avec les lois fédérales et des États en utilisant une plateforme de ressources humaines. Zenefits est un logiciel intégré de gestion des ressources humaines et de la paie qui vous permet de choisir parmi les politiques de congés payés et non payés existantes ou de personnaliser les vôtres. Zenefits vous aide également à éliminer les erreurs humaines grâce à la saisie automatique des données. Cliquez ici pour un essai gratuit.
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Remarque: Cet article fournit des informations générales uniquement. Nous vous recommandons d’examiner toute nouvelle politique en matière de congé de maternité avec votre avocat avant de la communiquer aux employées.
Quand une politique de congé de maternité est requise
Deux facteurs principaux déterminent si vous devez fournir un congé de maternité:
- La taille de votre entreprise
- Le lieu de votre entreprise
Politique de congé de maternité requise pour les entreprises de plus de 50 employés
Si votre entreprise a 50 employés ou plus, vous devez vous conformer à la loi fédérale sur le congé familial et médical (FMLA), qui est l’une des lois fédérales du travail. La FMLA demande aux entreprises de fournir jusqu'à 12 semaines de congé de maternité non rémunéré. Si vous employez moins de 50 personnes, aucune loi fédérale ne vous oblige à accorder un congé de maternité.
La loi contre la discrimination liée à la grossesse
Même si le congé de maternité n’est pas requis en raison de la taille de votre petite entreprise (moins de 50 ans), si votre entreprise a 15 employés ou plus, vous devez respecter la loi fédérale sur la discrimination par la grossesse, qui interdit la discrimination fondée sur la grossesse, l’accouchement et les problèmes de santé connexes. En d’autres termes, vous ne pouvez pas traiter les personnes différemment simplement parce qu’elles sont enceintes.
Par exemple, si vous autorisez d'autres employés handicapés à travailler à domicile, vous devez également offrir à votre employée enceinte la possibilité de travailler à domicile.
Certains États ont des exigences supplémentaires en matière de congé parental
Bien qu'il n'y ait pas de loi fédérale exigeant un congé parental pour les entreprises de moins de 50 employés, votre état peut avoir des lois supplémentaires que vous êtes obligé de respecter.
Et cela dépend aussi de ce que vous avez fait dans le passé. Par exemple, si vous n’avez que 20 employés et qu’un veut prendre un congé de maternité, vous n’êtes pas obligé de lui verser des prestations médicales ni de lui garantir un emploi à son retour, sauf si votre entreprise quitte la politique stipule autrement. Si votre police stipule que vous accordez un congé de maternité ou si vous permettez à une autre mère de travailler avec souplesse, par exemple en lui permettant de travailler à domicile, vous devez respecter ce précédent.
La Californie, le Colorado, le Connecticut, Hawaï, l'Iowa, le Kansas, le Kentucky, la Louisiane, le Maine, le Maryland, le Massachusetts, le Minnesota, le Montana, le New Hampshire, le New Jersey, l'Oregon et les États-Unis. , Rhode Island, Tennessee, Vermont et Washington.
Consultez notre tableau Lois des congés de maternité dans les États ci-dessous pour plus d'informations si votre entreprise appartient à l'un de ces États.
Un congé de maternité payé n'est pas requis
Il n’existe pas de loi fédérale ou étatique qui oblige une entreprise (quelle que soit sa taille) à Payer pour congé parental. Cependant, quatre États disposent d'un congé de maternité payé financé par le secteur public dans le cadre de leur programme d'invalidité temporaire. Si votre entreprise est située en Californie, dans le Massachusetts, dans le New Jersey, dans le Rhode Island ou à New York (à compter du 1/2018), vous payez cela au moyen de vos taxes sur la masse salariale.
Bien que cela ne soit pas requis par une loi, un congé de maternité payé peut être un excellent moyen de différencier votre entreprise de ses concurrents et de fidéliser vos meilleurs talents. En fait, les avantages des employés tels que les congés de paternité sont l’une des cinq principales tendances en milieu de travail. Lorsque vous envisagez le coût de recrutement et de formation d'un nouvel employé, une politique de maternité payée peut réellement être utile pour votre entreprise.
Que font les autres entreprises pour gérer les congés de maternité?
Selon la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM), «De 2005 à 2016, le pourcentage d’organisations offrant une rémunération de remplacement aux femmes en congé de maternité est passé de 46% à 58%». Cependant, seulement 6% versent une rémunération aux employés. plein salaire pendant cette période. L’étude nationale des employeurs de la SHRM a révélé que les petites entreprises (celles de moins de 99 ans), au lieu d’offrir des congés payés, avaient tendance à être plus flexibles avec les employés, offrant des options telles que le retour au travail à temps partiel, des horaires flexibles et le travail à domicile.
Gardez à l'esprit qu'une politique de congé de maternité peut différencier votre petite entreprise de votre secteur d'activité ou de votre communauté. Cela conduit également à une image de marque positive de l'entreprise et permet de fidéliser les bons employés. Les recherches montrent que la plupart des Américains souhaitent que les entreprises soutiennent davantage les employés ayant une famille. Une grande majorité d’Américains pensent que les pères devraient également bénéficier d’un congé de paternité payé.
Un outil RH des employés tel que Zenefits facilite l’ajout de vos politiques de congés dans votre manuel de l’employé et permet aux employés de signer électroniquement tous les documents de l’entreprise nécessaires. Avec Zenefits, les employés peuvent s'inscrire entièrement en ligne, y compris signer des lettres d'offre et des politiques, remplir des formulaires fiscaux et s'inscrire à des avantages, le tout avant leur premier jour. Essayez-le gratuitement aujourd'hui.
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Modèles de politique de maternité payée et non payée
1.
- Téléchargez ce modèle en tant que PDF
- Ouvrez ce modèle dans MS Word / Google Docs
- Vous devez avoir travaillé à temps plein pour la société ABC pendant au moins 12 mois consécutifs.
- Vous êtes en règle avec ABC Company (c.-à-d.pas en probation).
- Nous vous demandons de demander à laisser un minimum de 30 jours à l'avance si possible. Si cela n’est pas possible, veuillez placer votre demande dès que vous en prenez connaissance.
- 40% de votre salaire pour les 4 premières semaines de congé. (Une autre option intéressante serait d’ajouter des avantages supplémentaires tels que 40% pour les 12 mois à 36 mois; 60% pour les 36 mois à 60 mois; 80% pour les 60 mois et plus)
- Vous pouvez utiliser les temps de congés de maladie et de prise de force disponibles / cumulés, qui sont payés à 100% du montant de votre salaire.
- Vous pouvez demander jusqu'à 4 à 8 semaines de congé supplémentaire non payé.
- La durée totale du congé de maternité ne devrait pas dépasser 16 semaines.
- Nous continuerons de couvrir vos primes d’assurance maladie pendant votre congé de maternité étant donné que vous retournez au travail pour la société ABC, comme convenu précédemment.
2. Modèle de politique sur les congés de maternité non payés
- Téléchargez ce modèle en tant que PDF
- Ouvrez ce modèle dans MS Word / Google Docs
- Vous devez avoir travaillé à temps plein pour la société ABC pendant au moins 12 mois consécutifs.
- Vous êtes en règle auprès de la société ABC (c.-à-d. Pas en période de probation).
- Nous vous demandons de demander à laisser un minimum de 30 jours à l'avance si possible. Si cela n’est pas possible, veuillez placer votre demande dès que vous en prenez connaissance.
- Jusqu'à 12 semaines de congé non payé. (12 semaines est identique à FMLA; toutefois, une plage de 4 à 16 semaines est acceptable.)
- Vous pouvez vous inscrire à notre police d’invalidité de courte durée, fournie et à la charge de votre (employé).
- Vous pouvez utiliser les temps de congés de maladie et de prise de force disponibles / cumulés, qui sont payés à 100% du montant de votre salaire.
- La durée totale du congé de maternité ne devrait pas dépasser 16 semaines.
- Nous continuerons de couvrir vos primes d’assurance maladie pendant votre temps de congé étant donné que vous retournez au travail pour la société ABC. (Il s'agit d'un avantage supplémentaire qui a une valeur réelle pendant les congés sans solde.)
3 phases de la maternité que les entreprises doivent savoir
En fait, il y a trois phases de la maternité qui nécessitent votre attention. Elles sont:
- La phase où une employée travaille pendant sa grossesse
- Le moment où elle quitte son travail pour préparer, accoucher et prendre soin de son bébé
- La phase de retour de la nouvelle mère au travail après la naissance de son enfant
Examinons en détail ce qui est requis pendant ces 3 phases. Nous répondrons également à quelques questions courantes liées à la maternité dans notre foire aux questions.
Phase
Source: WorkingMother.com
La loi applicable lorsque vous avez une employée enceinte est le titre VII de la loi sur les droits civils de 1964, qui comprend la loi relative à la discrimination pendant la grossesse (PDA). Cela s'applique aux employeurs de 15 employés ou plus, mais nous recommandons à tous les employeurs de suivre les directives comme meilleure pratique.
La PDA interdit la discrimination à l’encontre des employés et des candidats sur la base de «la grossesse, l’accouchement et les problèmes de santé connexes».
Exemple de discrimination pendant la grossesse
Si vous avez déjà accordé un congé à un employé souffrant d’un handicap temporaire tel qu’un bras cassé ou un cancer, vous devez offrir le même type de congé et / ou de flexibilité à votre employée enceinte.
Complications de la grossesse
Lorsqu'une employée est enceinte, elle est davantage protégée par la loi intitulée Americans with Disabilities Act (ADA), qui est requise pour tout employeur de 15 employés ou plus. L’ADA stipule que des aménagements raisonnables doivent être pris pour que l’employée puisse accomplir son travail avec succès, comme tout autre employé handicapé ou ayant des besoins particuliers.
En supposant que la salariée vous ait annoncé sa grossesse, nous vous recommandons de la contacter au moins une fois par mois pour savoir si elle a besoin de mesures d'adaptation. Faites un enregistrement de chaque réunion et documentez les demandes et les actions entreprises. Par exemple, l'employeur peut être amené à proposer des tâches légères, des affectations alternatives, des congés d'invalidité ou des congés sans solde aux employées enceintes si vous l'avez déjà fait pour d'autres employées temporairement handicapées.
Exemples d'accommodement pour la grossesse
Voici des exemples d'accommodements raisonnables du «monde réel»:
- Fournir un oreiller de soutien lombaire si la future mère a mal au dos
- Offrir une chaise pour qu’elle puisse assister à un salon afin qu’elle ne reste pas debout pendant des heures
- La rembourser en taxi pour une réunion de travail à plus d’un kilomètre à pied
- Lui permettant de prolonger ses pauses pour les nausées matinales ou les toilettes, si elle en fait la demande
Phase
Source: Travailler à la maison maman wahm.com
En tant qu'employeur privé comptant au moins 50 employés à temps plein, vous devez vous conformer à la loi sur le congé familial et médical (FMLA). La FMLA exige que les entreprises autorisent les nouvelles mères à prendre un congé de maternité non payé (jusqu’à 12 semaines) tout en garantissant qu’elle aura un emploi à son retour, soit dans le même poste, soit dans un poste similaire.
L’employeur est également tenu de maintenir sa couverture d’assurance maladie collective et ne peut pas pénaliser son absence du travail. Cependant, si vous employez moins de 50 employés à temps plein, en vertu de la loi fédérale, vous n'êtes pas obligé de fournir un congé de maternité.
Lois nationales sur le congé de maternité
Les lois des États peuvent être plus strictes que les lois fédérales, nous vous suggérons donc de vérifier ce qui est différent dans votre État dans le tableau ci-dessous, Lois des États sur le congé de maternité. Par exemple, la Californie et l’Oregon sont des exemples d’États dotés de lois sur les congés de maladie payés qui peuvent être appliquées pendant les congés de maternité. Veuillez noter que vous devrez vous conformer à la législation la plus stricte, fédérale ou nationale. Et même si votre État n’exige pas de politique, la création d’une politique de congé de maternité est une pratique commerciale saine qui vous permet de conserver vos bons employés et d’empêcher tout litige éventuel.
Cinq États bénéficient d'un congé de maternité payé financé par l'État: la Californie, le New Jersey, le Massachusetts, le Rhode Island et New York (au 1/2018). Tous les autres congés mentionnés dans le tableau ci-dessous se réfèrent à un congé non payé, similaire à un congé sans solde.
Lois sur le congé de maternité dans l'État
| Etat | |
|---|---|
| Californie | Les employeurs comptant au moins cinq employés doivent accorder à leurs employés une période de congé raisonnable (généralement de six à huit semaines) pour invalidité liée à la grossesse, à l'accouchement ou à des affections apparentées. Cette période ne doit pas dépasser quatre mois. En outre, la Californie étend la loi FMLA aux couples de même sexe et le programme pour les personnes handicapées de l’État permet aux travailleurs éligibles de réclamer jusqu’à 55% de leur salaire pendant leur congé de maladie. En savoir plus ici. |
| Colorado | La loi étend les droits de la FMLA aux partenaires nationaux / unions civiles. En savoir plus ici. |
| Connecticut | Les lieux de travail comptant au moins 3 employés doivent fournir une politique de congés sans solde (pas de temps fixe, recommandé entre 6 et 8 semaines); Les lieux de travail de 75 employés et plus sont tenus de donner jusqu'à 16 semaines par période de 24 mois pour la naissance, l'adoption ou l'accueil d'un enfant. En savoir plus ici. |
| District de Columbia (D.C.) | Les employeurs d'au moins 20 employés doivent permettre aux employés admissibles de prendre jusqu'à 16 semaines de congé familial plus 16 semaines de congé de maladie par période de 24 mois; l'employé doit avoir travaillé au moins 1 000 heures au cours des 12 derniers mois. En savoir plus ici ou télécharger l'affiche. |
| Hawaii | Les employeurs d’Hawaï doivent autoriser les employés qui ont travaillé au moins six mois à prendre un congé sans solde de quatre semaines en cas d’invalidité due à la grossesse, à l’accouchement ou à des affections apparentées. Toutes les femmes qui travaillent sont éligibles. la taille de l'entreprise n'a pas d'importance. En savoir plus ici. |
| Iowa | Les employeurs comptant au moins 4 employés doivent permettre aux employés éligibles de s'absenter en raison d'une invalidité liée à la grossesse, à l'accouchement ou à une affection connexe. À moins que la salariée ait autrement droit à un congé de maladie, à un congé d'invalidité ou à un autre congé, l'employeur doit permettre à la salariée de prendre un congé pour la période pendant laquelle elle est incapable de travailler, jusqu'à 8 semaines. En savoir plus ici. |
| Kansas | Le Kansas n'exige pas que les employeurs privés aient une politique de maternité. Cependant, si un employeur offre un congé pour s'occuper d'un nouveau-né, la loi anti-discrimination de l'État serait très probablement interprétée comme exigeant que le congé soit offert aux hommes et aux femmes. |
| Kentucky | Tous les employeurs doivent permettre aux employés de prendre du temps pour placer un enfant adoptif. Les employés ont le droit de prendre un congé personnel raisonnable à cette fin, qui ne dépasse pas six semaines. En savoir plus ici. |
| Louisiane | Les employeurs de plus de 25 employés doivent donner à leurs employés éligibles un congé pour invalidité liée à la grossesse, à l'accouchement ou à des affections apparentées. Les employeurs doivent prévoir jusqu'à six semaines de congé pour une grossesse et un accouchement normaux et jusqu'à quatre mois pour les grossesses plus invalidantes. En savoir plus ici. |
| Maine | Les employeurs de plus de 15 employés doivent donner aux employés admissibles plus de 10 semaines de congé par période de deux ans pour la naissance ou l’adoption d’un enfant. En savoir plus ici. |
| Maryland | Les employeurs qui accordent un congé parental payé à la suite de la naissance d'un enfant doivent accorder le même montant de congé aux parents adoptifs. Cette loi s'applique aux employeurs de 15 employés ou plus. En savoir plus ici. |
| Massachusetts | Les employeurs d'au moins 6 employés doivent donner aux employés admissibles jusqu'à 8 semaines de congé pour la naissance ou l'adoption d'un enfant. En savoir plus ici. |
| Minnesota | Les employeurs d'au moins 21 employés doivent permettre aux employés admissibles de prendre jusqu'à douze semaines de congé pour les soins prénatals, la grossesse, l'accouchement et la création d'un lien avec un nouvel enfant. Les parents biologiques et adoptifs ont droit à un congé de liaison, qui doit être pris dans les 12 mois suivant la naissance ou l'adoption de l'enfant. Pour avoir droit à un congé, l'employé doit avoir travaillé au moins à mi-temps pour l'employeur pendant 12 mois avant la demande de congé. En savoir plus ici. |
| Montana | Tous les employeurs du Montana doivent permettre aux employés de prendre un congé raisonnable pour grossesse. Les employés ont le droit d’être réintégrés dans un poste identique ou équivalent, à moins que la situation de l’employeur ait tellement changé qu’il serait impossible ou déraisonnable de le faire. En savoir plus ici. |
| New Hampshire | Les employeurs d'au moins 6 employés doivent permettre aux employés admissibles de s'absenter du travail s'ils ont un handicap lié à la grossesse, à l'accouchement ou à une condition associée. Les employés ont le droit d'être réintégrés dans le même poste ou dans un poste comparable lorsqu'ils sont en mesure de retourner au travail, à moins que des raisons commerciales ne le rendent impossible ou déraisonnable. En savoir plus ici. |
| New Jersey | Le New Jersey dispose d’un programme d’État d’invalidité temporaire, qui rémunère jusqu’aux deux tiers de leur salaire habituel les employés éligibles qui sont temporairement dans l’incapacité de travailler en raison d’une invalidité (grossesse comprise). Pour être admissibles, les employés doivent avoir travaillé plus de 1 000 heures au cours de la dernière année. Les employeurs de plus de 50 employés sont tenus de participer. En savoir plus ici. |
| New York | Tous les employeurs qui offrent un congé parental à la naissance d'un enfant biologique doivent offrir le même nombre de jours de congé à un employé qui adopte un enfant d'âge préscolaire ou moins (ou qui a moins de 18 ans, si l'enfant a un handicap). New York a mis en place un programme d’État d’invalidité temporaire qui verse aux employés éligibles qui sont temporairement dans l’incapacité de travailler en raison d’un handicap (y compris la grossesse) jusqu’à la moitié de leur salaire habituel. À compter de 2018, les employés en congé pourront recevoir jusqu'à la moitié de leur salaire normal. En savoir plus ici. |
| Oregon | Organisation de plus de 25 employés; l'employé doit avoir travaillé au moins 90 jours; couvre la naissance ou l'adoption d'un enfant, les soins prénatals et l'invalidité liée à la grossesse. Les employées peuvent prendre jusqu'à 12 semaines en cas d'invalidité liée à la grossesse et 12 semaines de congé de maternité (jusqu'à 24 semaines au total en un an). Un employeur qui emploie les deux parents peut limiter les congés à un seul parent à la fois. En savoir plus ici. |
| Rhode Island | Rhode Island dispose d’un programme d’assurance invalidité temporaire, financé par les retenues sur les salaires des employés. Les employés éligibles qui ne peuvent pas travailler en raison d'une invalidité temporaire (y compris les congés de maternité et de maternité) peuvent bénéficier d'un remplacement partiel du salaire pendant une période allant jusqu'à 30 semaines. Rhode Island offre également jusqu’à 13 semaines, contre 12 semaines pour la FMLA. Les employeurs de plus de 50 employés doivent participer. En savoir plus ici. |
| Tennessee | Les employeurs de 100 employés au moins sur le même lieu de travail où ils travaillent doivent donner à une employée éligible jusqu'à quatre mois de congé pour grossesse, accouchement, allaitement et / ou adoption. En savoir plus ici. |
| Vermont | Les employeurs de plus de 10 employés doivent accorder aux employés admissibles du temps pour la grossesse, l’accouchement ou l’adoption d’un enfant de moins de 16 ans. Ils peuvent prendre un total de 12 semaines de congé familial et médical par période de 12 mois. En 2014, le Vermont a adopté une loi qui donne aux employés le droit de demander un arrangement de travail flexible jusqu'à deux fois par an. Un tel arrangement peut impliquer une modification des heures de travail (par exemple, pour commencer et terminer le travail plus tard), un travail à domicile, une modification du nombre d'heures ou de jours de travail d'un employé ou un partage de poste. Voir ou télécharger le guide. |
| Washington | Les employeurs comptant au moins 8 employés doivent permettre aux employés éligibles de s'absenter du travail pendant la période au cours de laquelle ils subissent une invalidité due à une grossesse, à un accouchement ou à une affection connexe. Ce temps s’ajoute au temps prévu dans la loi fédérale sur la responsabilité pénale des familles et dans la loi sur les congés de maladie et pour raisons médicales de Washington. En savoir plus ici. |
Phase
Source: www.breastfeeding-magazine.com
Une mère qui allaite et qui retourne au travail a le droit de «pomper» sur son lieu de travail en vertu d’une disposition de la Fair Labor Standards Act (FLSA), qui couvre les réglementations du travail telles que le salaire minimum, les pauses et la tenue des registres. «Pompe» est un terme juridique décrivant le droit d’une mère qui allaite d’exprimer son lait. En tant qu’employeur, vous devez lui accorder une pause et un lieu propre et privé pour pomper.
Voici quelques exemples acceptables et non acceptables d’emplacement où la nouvelle maman peut pomper.
| ✔ Une petite salle de conférence avec une porte, une chaise et une prise de courant. | La salle de bain, où les employés entrent et sortent. Interdit par la loi fédérale. |
| ✔ Un bureau privé avec une porte que vous rendez disponible plusieurs fois par jour. | Une salle commune ou une zone de pause où d’autres employés peuvent s’arrêter. |
| ✔ Une salle à manger avec une pancarte indiquant «Confidentialité s'il vous plaît lorsque la porte est fermée». | Son véhicule sur le parking. |
Le respect de cette loi est obligatoire pour tous les employeurs, quelle que soit leur taille. Toutefois, si vous avez moins de 50 employés et que vous pouvez prouver qu'une adaptation fournit une contrainte excessive à votre entreprise, vous pouvez être exempté. Une contrainte excessive est définie, par exemple, par la nécessité de procéder à la construction sur votre site d'emploi afin de fournir un local privé pour le pompage. Vous pouvez trouver plus d'informations sur le respect de la loi auprès du US Breastfeeding Committee.
5 options de politique de congé de maternité
Voici 5 options pour personnaliser une politique de congé de maternité pour votre entreprise. Nous recommandons une combinaison de ces options pour soutenir votre entreprise et prendre véritablement soin de vos employés, de manière juste et peu coûteuse, tout en créant une grande culture d'entreprise.
1. Offrir un congé de maternité non payé
Envisagez de proposer un nombre fixe de congés non payés, tels qu'un minimum de 4 semaines et un maximum de 12 semaines (12 semaines, selon ce que permet la FMLA). Ou laissez cette plage à l'employé et indiquez simplement que l'employé peut prendre «jusqu'à 16 semaines», ce qui est le maximum généralement offert par les petites entreprises.
2. Options de travail à distance / travail à domicile
Permettre aux nouvelles mamans de travailler de la maison une fois qu’elles se sentent suffisamment bien pour le faire. Restez en contact avec la nouvelle maman car son désir de travailler à la maison peut changer une fois que le bébé arrive. En outre, vous devrez peut-être lui fournir des outils pour le travail à domicile, tels qu'un téléphone portable, Internet et un ordinateur.
3. Autoriser la planification flexible
Fournissez un environnement de travail et un horaire flexibles, tels que des journées à temps partiel ou moins longues qui s'ajoutent à ses heures normales. Ou envisagez d'autoriser la nouvelle mère à entrer car elle est capable une fois récupérée de l'accouchement. (Certaines entreprises laissent les nouvelles mères amener les bébés de moins de 6 mois au bureau.) De même que permettre à une mère de travailler à domicile, une communication régulière est essentielle car ses besoins peuvent changer en fonction de la santé, des soins et des habitudes de sommeil de son bébé. .
4. Offrir une assurance invalidité de courte durée
Offrez une assurance invalidité de courte durée aux frais de l’employé avec votre forfait d’avantages sociaux. Cela peut être un avantage considérable pour les employés qui attachent de l'importance à la famille et qui ne vous coûte rien en tant qu'employeur. Vous voudrez peut-être consulter notre guide sur l'offre d'assurance invalidité.
5. Offrir un congé de maternité payé
Vous pouvez proposer un congé de maternité rémunéré, qui gagne en popularité, bien qu'il ne soit pas encore aussi courant aux États-Unis que dans d'autres pays. Voici quelques idées de congés de maternité payés à prix raisonnable:
- Un plan gradué basé sur la durée du mandat (40% pour les 1 à 3 ans, 50% pour les 3 à 5 ans, 60% pour les 5 ans et plus). Le coût de formation d'un employé de remplacement est rentable à ce taux!
- Une option plate 1-4 semaines payées.
- Un supplément pour invalidité à court terme, si vous offrez une assurance invalidité à court terme, telle que 30% du salaire pour une période allant jusqu'à 12 semaines.
Administration de votre politique de maternité
Après avoir élaboré et fourni une copie de votre politique aux employés, demandez à chaque employé de la signer et de la dater, de mettre à jour son manuel et de documenter sa reconnaissance dans son dossier personnel (électronique ou papier, c'est bien), comme toute autre politique, telle que le harcèlement sexuel. .
FAQ sur la politique de maternité pour les propriétaires de petites entreprises
Avertissement: Nous passons des heures à rechercher et à rédiger nos articles et nous efforçons de fournir un contenu précis et à jour. Cependant, nos recherches ont pour but d’aider les vôtres et nous n’agissons pas en tant que professionnels agréés. Nous vous recommandons de consulter votre propre avocat, comptable ou autre professionnel agréé pour prendre des décisions commerciales appropriées. Cliquez ici pour lire notre déni de responsabilité complet.
Mon employé vient de me dire qu'elle est enceinte (ou en train d'adopter un enfant) et que je n'ai pas encore de politique.
Il s'agit d'une situation unique et les étapes suivantes devraient vous aider à la résoudre:
- Avez-vous eu une employée enceinte dans le passé quand vous étiez une petite entreprise? Qu'est-ce que tu as fait? Vous devriez faire la même chose pour votre employée enceinte actuelle afin de ne pas discriminer (en supposant que vous n’ayez pas fait quelque chose d’inapproprié, comme le licencier.)
- Avez-vous déjà eu un employé handicapé / blessé dans le passé? Qu'avez-vous fait pour cet employé? Vous devriez offrir des avantages similaires à votre employée enceinte.
- Si vous n'avez jamais eu cette situation auparavant, travaillez avec l'employé pour trouver une situation gagnant-gagnant. Qu'est-ce qu'elle espère? Une fois que vous avez établi un plan avec elle, envisagez de créer une politique de maternité autour de cette norme.Peut-être qu'elle peut être votre meilleur avocat.
J'ai entendu à travers la vigne que mon employée est enceinte.
Comme toute condition médicale non divulguée, vous ne pouvez pas lui poser de questions à ce sujet ni prendre des mesures quelconques. Légalement, une femme enceinte n'a pas à révéler sa grossesse à son employeur. Vous ne pouvez pas non plus obliger une employée à prendre un congé de maternité si elle ne le souhaite pas.
Ma nouvelle recrue a commencé il y a un mois et vient de me dire qu'elle est enceinte.
La législation anti-discrimination fédérale protège votre nouvel employé au même titre que l'employé qui est avec vous depuis 10 ans. Même si votre employée est nouvelle, elle devrait être traitée de la même manière que les autres employés. Cependant, elle n'est pas éligible à un congé FMLA avant d'avoir été employée par vous pendant un an, à moins que votre entreprise ne soit située dans l'un des États ayant des exigences uniques, comme indiqué dans le tableau ci-dessus. Enfin, c’est à ce moment qu’une politique de maternité définie dans votre manuel de l’employé peut vous être bénéfique; vous pouvez revoir votre politique en matière de congé de maternité et planifier un environnement de travail réussi qui réponde à ses besoins, conformément aux lois en vigueur.
Une employée que j'étais sur le point de licencier m'a informé qu'elle était enceinte.
Malheureusement, la situation est délicate. Si vous devez licencier l'employée, vous souhaiterez disposer d'une documentation complète de tout problème de performance afin de pouvoir vous défendre dans le cadre d'une action en justice éventuelle si elle réclame un licenciement abusif. Cependant, nous vous recommandons de consulter votre avocat. Une meilleure option consisterait à lui fournir un encadrement et une formation sur son rendement au travail et à continuer à documenter les problèmes de rendement. Ensuite, si ces problèmes persistent après la fin de son congé de maternité, songez à attendre (au moins 6 à 12 mois) après le retour de votre employée au travail avant d'envisager de la laisser partir. Documentez toujours les réunions d’évaluation des performances, les séances de coaching, la formation et discutez-en avec votre avocat avant de prendre des mesures.
Mon commandant en second, crucial pour l'entreprise, veut un congé de maternité.
Vous pouvez rejeter la demande FMLA d’une employée enceinte si l’employée est cruciale pour l’entreprise. Mais vous devriez? Compte tenu de la nature litigieuse du problème, nous vous recommandons de travailler avec elle pour créer un plan qui convienne à la fois à l'entreprise et à ses besoins. Est-elle disposée à travailler à temps partiel, à distance ou à envisager un horaire flexible? Peut-elle vous aider à recruter pour un remplacement temporaire? Acceptez-vous de lui permettre d'emmener son bébé au travail pendant quelques mois? Vous pouvez envisager de nombreuses options.
Bien qu'en tant que petite entreprise, vous puissiez refuser son congé de maternité, réfléchissez à ce qu'elle va ressentir et à la façon dont vos autres employés percevront votre action. La perdre en tant que partenaire commercial vaut-elle la peine? Êtes-vous prêt à nuire à votre marque employeur? N'avez-vous pas d'autres options pour couvrir sa charge de travail afin qu'elle puisse disposer d'un temps précieux pour sa santé et son nouveau bébé?
Mon employée enceinte est actuellement en congé de maternité. Je dois embaucher un remplaçant pour elle et la licencier pendant qu'elle est en congé. Est-ce correct?
Ça dépend. Si vous employez moins de 50 personnes, vous n'êtes pas obligé de garantir à votre employée enceinte qu'elle aura son travail à son retour au travail. Toutefois, si votre politique stipule que vous accordez un congé de maternité ou si vous autorisez d'autres personnes handicapées à prendre un congé prolongé, vous devez vous conformer à votre politique et à vos précédents.
Conclusion sur la politique de congé de maternité
Avoir une politique de congé de maternité n’est pas forcément nécessaire, c’est simplement une pratique commerciale intelligente qui vous aide à conserver des employés de qualité et à éviter les poursuites judiciaires. De nos jours, de nombreux États ont reformulé les lois sur les congés de maternité en congés parentaux, ce qui inclut les congés de paternité pour les pères.
N'oubliez pas que l'emplacement et la taille de votre entreprise sont les deux facteurs les plus importants qui déterminent ce que vous devez faire en tant qu'employeur:
- Si vous avez plus de 50 employés, vous devez respecter la FMLA.
- Si vous avez plus de 15 employés, vous devez vous conformer à PDA.
- Tous les employeurs doivent se conformer à la LSF, en traitant les mères qui travaillent équitablement
N'oubliez pas de consulter Zenefits, un outil intégré de gestion des ressources humaines, des avantages sociaux et de la paie qui vous permet de choisir parmi les politiques de congés existantes ou de personnaliser les vôtres. Vos stratégies s’intègrent automatiquement au logiciel de paie interne de Zenefits ainsi qu’à de nombreuses plates-formes de paie tierces populaires pour vous permettre de rester en conformité avec les lois nationales et fédérales. Cliquez ici pour un essai gratuit.
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