Processus de gestion de la performance: définition, coût et logiciel

La gestion de la performance consiste à motiver les employés à maximiser leur potentiel. Les employés ont besoin d’un retour d’information permanent, les sur-performants doivent être impliqués et les moins performants ont besoin d’un plan d’amélioration clair. Nous allons décrire la gestion de la performance de bout en bout en mettant l’accent sur les processus et les outils qui conviennent le mieux aux petites entreprises.

Vous voulez un moyen simple d’effectuer des évaluations de rendement régulières et structurées? Zoho People est un logiciel de ressources humaines très répandu qui vous permet de faire part de vos commentaires à vos employés, de suivre leurs performances et de définir leurs objectifs. Avec Zoho People, les employés peuvent également consulter leurs collègues, détailler et mettre en valeur leurs propres compétences et obtenir des évaluations de leurs responsables concernant les objectifs atteints. Cliquez ici pour un essai gratuit de 15 jours.

Visitez les gens Zoho

Qu'est-ce que la gestion de la performance et comment fonctionne-t-il?

La gestion de la performance est le processus utilisé pour tirer le meilleur de vos employés dès le moment de leur embauche. Cela implique plus que des évaluations de performance annuelles, bien que celles-ci fassent souvent partie d'un système de gestion de la performance typique. Il comprend également la fixation d’objectifs, la mesure des performances, la formulation de commentaires et l’encadrement.

L'image ci-dessous montre comment la gestion de la performance a été traditionnellement effectuée par rapport à la manière dont elle devrait être effectuée. En tant que petite entreprise, vous voudrez peut-être mettre de côté vos expériences négatives antérieures avec les évaluations de rendement annuelles et examiner plutôt comment la gestion de la performance devrait fonctionner.

Une gestion de la performance typique par rapport à ce que les experts en ressources humaines considèrent comme idéal.
Source: shrm.org

En fait, la gestion de la performance est considérée par les experts en ressources humaines comme un facteur essentiel du succès de l’entreprise. Cependant, dans de nombreuses entreprises, cela n’est pas bien fait; et dans certaines entreprises, cela n’est pas fait du tout. Les entreprises ont besoin d’un système de gestion des performances solide pour plusieurs raisons.

8 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un processus de gestion de la performance

La gestion de la performance motive les employés à performer toute l'année
La gestion des performances, lorsqu'elle est effectuée correctement, crée une culture d'entreprise favorable
Cela aligne les objectifs de votre entreprise avec les objectifs de l'équipe et de chaque employé
Cela aide les nouvelles recrues, même pendant la probation, à comprendre ce que vous attendez d'eux.
Il peut renforcer la relation entre la direction et les employés en aidant les employés à comprendre comment ils contribuent aux résultats globaux de l'entreprise.
La gestion des performances vous permet d'identifier les forces et les faiblesses des membres individuels de l'équipe et de les aider à se développer dans l'entreprise.
Il donne un aperçu des opportunités de formation et de développement pour votre équipe.
La gestion de la performance, lorsqu'elle est documentée, fournit une protection juridique pour les actions de promotion, de discipline ou de résiliation

Mercer, un cabinet de conseil en ressources humaines bien connu, a évoqué les problèmes qu'un bon système de gestion de la performance est conçu pour résoudre. Par exemple, en fixant des objectifs, les employés ont des attentes claires sur ce sur quoi ils devraient travailler. En fournissant un encadrement, les employés acquièrent les compétences dont ils ont besoin pour faire de leur mieux.

Ce que la gestion de la performance peut résoudre
La source. Mercer

Coûts de gestion de la performance

Le coût de la gestion de la performance peut s'élever à 1 dollar par mois et par employé, jusqu'à plusieurs milliers de dollars par an, en prenant en compte le coût en main-d'œuvre du temps passé par les gestionnaires à coacher les employés ou par le temps que les ressources humaines consacrent à la recherche d'un examen officiel. processus.

Le meilleur moyen de réduire vos coûts de gestion des performances est d’intégrer la gestion des performances à vos processus de travail en cours afin qu’elle ne soit pas un processus intimidant et fastidieux effectué une fois par an - souvent trop tard pour ajouter de la valeur de toute façon.

Voici quelques exemples sur la façon de déterminer le coût de la gestion de la performance:

Systèmes de gestion manuelle des performances - $$$$

Les entreprises qui structurent formellement leurs évaluations de performance sous forme de formulaires papier, de systèmes de notation manuels, de réunions de travail et de formations formalisées peuvent facilement consacrer des centaines d’heures de gestion aux procédures de gestion de la performance, à la copie et au partage de documents et de réunions.

Logiciel RH qui gère la performance - $$$

Les entreprises qui investissent dans des logiciels pour rationaliser le processus de documentation, à l'aide d'un système sans papier, peuvent économiser sur certains coûts de main-d'œuvre, mais nécessitent généralement une surveillance coûteuse des ressources humaines et une administration système. Les systèmes eux-mêmes coûtent entre 10 et 200 dollars par mois et plus, en fonction du nombre d'employés que vous avez. Voici un lien vers les fournisseurs de logiciels RH que nous recommandons.

Logiciel de gestion du rendement / d'engagement des employés - $$

Ces systèmes peuvent coûter entre 1 et 10 dollars par mois et par employé, mais ils permettent d’économiser beaucoup sur les coûts de main-d’œuvre en général, réduisant ainsi les performances en frais généraux et en faisant davantage partie du lieu de travail. Voici un lien vers certains des fournisseurs de logiciels que nous recommandons pour la gestion des performances.

Applications d'engagement des employés - $

Cette nouvelle façon de gérer la performance démocratise le retour d’information en l’ouvrant à tous les employés de manière à éliminer presque le besoin d’examens trimestriels et annuels. Cela rend les commentaires en temps réel avec les éloges des pairs en fonction de critères commerciaux. Des outils comme Slack sont gratuits.

Idées fausses sur les coûts

L'erreur que beaucoup d'entreprises commettent est de considérer la performance comme un coût plutôt que comme un investissement dans les personnes qui font le succès de votre entreprise. De nombreuses grandes entreprises ont investi dans les systèmes de gestion de la performance les plus coûteux, axés sur les formulaires, les notations et la rémunération, pour se rendre compte de la démotivation de leurs employés.

Des logiciels et des applications plus récents et moins coûteux peuvent changer cela et sont abordables même pour les plus petites entreprises. Ils permettent à vos employés de se faire part de leurs commentaires et se concentrent sur une communication et un dialogue continus avec les responsables tout au long de l'année.

Fournisseurs de gestion de la performance

Chaque type de fournisseur de gestion de la performance est disponible pour soutenir votre entreprise, des formulaires standards d'évaluation de la performance disponibles en tant que modèles aux consultants en ressources humaines disposés à vous aider à mettre en œuvre des systèmes et des logiciels fournissant les formulaires et les processus.

Cependant, de nouvelles applications entrent sur le marché pour aider les professionnels des ressources humaines à comprendre que les anciennes formes traditionnelles de gestion de la performance ne fonctionnent peut-être pas aussi bien qu'elles le pourraient.

Voici les types de fournisseurs disponibles pour vous aider à gérer les performances:

Systèmes de gestion manuelle des performances

Vous pouvez engager n'importe quel consultant en ressources humaines pour aider votre entreprise à mettre en place un processus manuel de gestion des performances. Vous pouvez le faire vous-même en téléchargeant simplement des modèles et en créant des formulaires de révision. Nous allons vous guider étape par étape si vous souhaitez mettre en place un système de gestion de la performance à faire soi-même. Cependant, sachez que ce sera le moyen le plus intensif de gérer les performances au fil du temps. Vous pouvez donc envisager d'autres options.

Logiciel RH qui gère la performance

De nombreux fournisseurs de logiciels de ressources humaines ont une application de gestion de la performance intégrée à leur suite de ressources humaines. L’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines si vous n’utilisez pas déjà un système pour gérer les aspects des ressources humaines de votre entreprise réside dans le fait qu’il peut constituer un bon rapport qualité-prix, offrant à la fois des fonctionnalités de gestion des performances et des ressources humaines.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines existant pour gérer les performances de vos employés réside dans le fait qu’il ne dispose peut-être pas des fonctionnalités de personnalisation souhaitées et est souvent basé sur une notion plus traditionnelle de gestion des performances, qui repose largement sur les évaluations et les évaluations de performances.

Zoho People est un bon exemple de logiciel de ressources humaines que nous recommandons, qui fournit des outils de gestion des performances robustes pour quelques dollars par mois par employé. Il s'intègre à l'ensemble de la gamme de produits Zoho afin de rationaliser tous vos logiciels de gestion, des finances au CRM. Essayez-le gratuitement.

Essayez les gens Zoho

Logiciel de gestion de la performance et d'engagement des employés

Les logiciels de gestion de la performance et d’engagement des employés commencent à combler le fossé entre les méthodes traditionnelles de gestion de la performance - revues et notations structurées - et de nouveaux outils de rétroaction permettant une rétroaction ad hoc des pairs et des réunions individuelles individuelles avec les gestionnaires. Ces outils sont conçus pour gérer les performances dans le cadre des opérations commerciales quotidiennes et nombre d'entre eux s'intègreront à vos logiciels de gestion des ressources humaines et de paie existants, ainsi qu'à d'autres applications.

Nous avons publié un article complet sur les meilleurs logiciels de gestion des performances, dont le prix varie entre 1 et 10 USD par mois et par employé.

Applications d'engagement des employés

De nouvelles applications ont été développées qui se concentrent sur la gestion et la motivation des performances des employés avec reconnaissance et récompenses dans le cadre des commentaires et du dialogue. Ils semblent recevoir des critiques élogieuses de la part d’entreprises qui se sont éloignées des évaluations et des évaluations de performance formalisées et les ont remplacées par des commentaires, des éloges et un dialogue avec leurs pairs. Certains offrent même une gamification et des récompenses, où les employés peuvent gagner des badges et des bonus en espèces de leurs pairs. Bonusly, Motivosity, 15Five et Tipi sont des exemples de ce genre plus récent.

Fonctionnalités du processus de gestion des performances

La boucle de gestion des performances traditionnelle comprend les étapes suivantes:

Planifier -> Agir -> Surveiller -> Évaluer -> Reconnaître

Ces étapes restent valables, que vous formalisiez le processus sous forme de formulaires papier ou que vous gérez simplement les étapes telles que la reconnaissance par courrier électronique ou avec un outil de collaboration en équipe comme Slack.

Cycle de gestion des performances en cinq étapes.

La gestion des performances fonctionne comme une boucle de rétroaction continue, et il peut y avoir un certain chevauchement d'une étape à l'autre. La plupart des entreprises planifient chaque année les cycles de gestion de la performance en suivant des étapes similaires à celles décrites ci-dessous.

Examinons chaque étape en détail:

1. planifier

La première étape d’une gestion réussie de la performance consiste à planifier. La planification consiste à définir les objectifs que vous souhaitez atteindre au niveau de l'entreprise, de l'équipe et des individus, ainsi que le calendrier pour les atteindre. En fait, si votre entreprise prend du temps chaque année pour élaborer un plan stratégique avec des objectifs généraux, c’est le bon point de départ - au sommet.

La plupart des entreprises fixent des objectifs mensuels, trimestriels ou autres et suivent les progrès de manière hebdomadaire ou mensuelle. Les objectifs des équipes et des individus sont généralement définis au même rythme et en harmonie avec les objectifs de l'entreprise afin de garder les choses simples. Quel que soit le laps de temps que vous choisissez pour définir les objectifs de la société, nous vous recommandons de définir les objectifs individuels et par équipe aux mêmes intervalles.

Les objectifs de votre entreprise, de votre équipe et de vos collaborateurs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et basés sur le temps (SMART). Un bon exemple d'objectif SMART est «John aura une augmentation de 3% du trafic de clics publicitaires Facebook d'ici le 1 er avril dans 90 jours». Un mauvais exemple est «John doit améliorer notre campagne de publicité Facebook».

Objectifs de l'entreprise

Pour vous assurer que tout le monde va dans la même direction, vous devez d'abord définir les objectifs stratégiques que vous avez définis pour l'entreprise dans son ensemble. Ensuite, basez votre équipe et vos objectifs individuels sur ceux-ci.

Les objectifs à l’échelle de l’entreprise - ou de l’ensemble de l’organisation - peuvent être axés à la fois sur la performance de l’entreprise et sur des compétences moins techniques telles que le travail d’équipe et la communication. Pour définir les objectifs globaux de votre entreprise, réfléchissez à l’endroit où vous souhaitez que votre entreprise se situe à la fin du cycle d’objectifs, ainsi qu’à ce qui est réaliste, aux faiblesses que votre entreprise pourrait avoir et qu’il faudrait améliorer et aux atouts de votre entreprise. vous voulez continuer à grandir.

Les bons exemples d’objectifs d’entreprise SMART consisteraient à augmenter les revenus de 10% au cours des six prochains mois ou à mettre en place un système de gestion de projet à l’échelle de la société afin d’améliorer la communication et la responsabilisation des projets, ce qui entraînera une livraison plus rapide d’une semaine aux clients.

De mauvais exemples consisteraient simplement à dire «la société ABC augmentera ses revenus» et «la société ABC mettra en œuvre un système de gestion de projet».

Objectifs d'équipe

Maintenant que vous avez défini les objectifs de votre entreprise, réfléchissez à la manière dont chaque service et chaque équipe aideront à atteindre ces objectifs. Par exemple, si le but de votre entreprise est d’augmenter ses revenus de 10%, qu’est-ce que votre équipe ou les équipes doivent accomplir spécifiquement pour y parvenir?

Parmi les objectifs de l'équipe SMART, citons le fait que l'équipe des ventes souhaite augmenter de 10% le nombre de clients en modifiant le temps de suivi toutes les 2 semaines au lieu de 4 semaines ou que l'équipe de la comptabilité réduise de 50% les comptes clients en retard. dans les 90 jours. Le mauvais exemple serait que l’équipe commerciale vendra plus de clients et que l’équipe comptable corrigera les comptes clients.

Objectifs individuels

Maintenant que vous avez défini les objectifs de votre entreprise et de votre équipe, réfléchissez à ce que chaque individu doit faire pour atteindre ces objectifs au niveau de l’équipe et de l’entreprise. Relier les objectifs individuels aux objectifs de l’entreprise peut être extrêmement important pour le bonheur de votre employé au sein de votre entreprise. Vous pouvez en savoir plus sur cette recherche ici.

Pour revenir à notre exemple d'augmentation des revenus de l'entreprise de 10%, nous pouvons ensuite traduire des objectifs individuels spécifiques pour qu'ils correspondent à cela. Pensez à la façon dont les employés de bureau qui répondent au téléphone et qui parlent aux clients tous les jours auraient des objectifs différents de ceux des employés de l'équipe marketing. Identifiez comment chacun peut contribuer à faire avancer les objectifs de l'entreprise.

Voici quelques exemples d'objectifs SMART individuels: que votre responsable de bureau réponde à tous les appels dans un délai de trois sonneries afin d'éliminer les appels de clients manqués ou que votre responsable de réseaux sociaux augmente les résultats d'interaction de 30% sans augmenter ses dépenses au cours des six prochains mois.

Des exemples d'objectifs individuels SMART erronés consisteraient pour votre chef de bureau à réduire le nombre d'appels de clients manqués et votre responsable de médias sociaux à améliorer les résultats des médias sociaux.

SHRM fournit cette infographie utile afin de vérifier si vos objectifs atteignent leurs objectifs en termes d’importance, de défi, de spécificité et de contrôle. En outre, nous fournissons un article complet sur la création d’objectifs SMART, s’il s’agit de la méthodologie d’établissement d’objectifs que vous souhaitez utiliser.

Caractéristiques des objectifs de performance efficaces.
Source: shrm.org

2. Agir

La deuxième étape d’une gestion réussie de la performance consiste à agir. Vous voulez que votre équipe commence à avancer vers les objectifs et vous devez les aider à démarrer.

Voici trois façons d'encourager l'action:

Choisissez un point de départ: Aidez chaque département ou membre de l’équipe à atteindre ses objectifs. Quelle devrait être la première étape? Où peuvent-ils contribuer? Sur quels projets ou initiatives doivent-ils se concentrer?
Rendre les objectifs visibles: Que ce soit sur un tableau blanc ou sur un tableau d’affiche de la vieille école, vous souhaitez que vos objectifs soient visibles dans la salle de repos, le coin repas ou tout autre lieu offrant une grande visibilité à tous. Certaines entreprises rendent visibles les objectifs de l’entreprise, de l’équipe et même de chacun; d'autres pourraient simplement faire des objectifs visibles à l'échelle de l'entreprise. C'est là qu'un logiciel de gestion des performances peut aider.Certains offrent des tableaux de bord d'objectifs visibles pour la direction. D'autres rendent ces objectifs visibles à tous les employés afin qu'ils puissent voir en quoi leurs contributions font une différence.
Set microgoals: Si vous définissez un objectif important, comme augmenter vos revenus de 10% en 6 mois, vous pouvez définir des microgoals tous les 30 jours pour aider les employés à rester fidèles à leur objectif global. Pour l'exemple des revenus, cela pourrait représenter une augmentation de 2% par mois. Dans certains logiciels de gestion de la performance, on peut dire que ces objectifs sont «en cascade» de l’organisation à l’individu et divisés en pépites que les employés peuvent exécuter.

3. Surveiller

Une bonne gestion des performances n’est pas un travail qui consiste à créer et à oublier des projets. Si vous souhaitez que votre entreprise, vos équipes et vos individus atteignent leurs objectifs, vous devez surveiller les progrès de manière continue.

Vous pouvez mettre en place un laps de temps pour vous aider à contrôler régulièrement les employés, par exemple une réunion hebdomadaire des dirigeants qui traite des objectifs individuels, de l’équipe et de la société, ainsi que des progrès accomplis. Envisagez des réunions individuelles hebdomadaires pour les responsables avec les membres de leur équipe afin de transmettre ces informations.

Certains des systèmes de gestion des performances les plus récents intègrent dans leurs logiciels des réunions en tête-à-tête ou des points de contact des employés et des responsables afin que votre surveillance soit suivie et que les progrès réalisés soient documentés régulièrement.

Vous pouvez surveiller les performances de différentes manières:

Surveillance du gestionnaire

Gardez l'employé au courant des séances de commentaires régulières. Le responsable - ou bien vous-même - peut conserver un simple document Microsoft Word ou Google sur lequel prendre des notes ou créer un dossier de courrier électronique spécial avec des notes de performance pour chaque employé. Vous pouvez également conserver des notes dans des dossiers personnels tels que ceux fournis par Gusto.

Si vous utilisez un logiciel de gestion des performances, vous pouvez éventuellement conserver des notes ou joindre des documents pertinents directement dans le système.

Auto-surveillance

Demandez à chaque employé de suivre comment il sent qu'il progresse vers ses objectifs, ainsi que les objectifs de l'équipe et de l'entreprise. L’autosurveillance est mieux utilisée en combinaison avec une autre méthode afin d’être efficace.

Encore une fois, de nombreux systèmes logiciels de gestion des performances et de nouvelles applications d'engagement des employés permettent de documenter ce type d'auto-surveillance en ligne.

Surveillance par les pairs

Selon la structure de votre entreprise, des membres de l’équipe ou des pairs peuvent se surveiller mutuellement. Si vous avez beaucoup de nouvelles recrues, cela peut être utile, car les nouvelles recrues peuvent travailler en étroite collaboration avec un membre expérimenté de l'équipe, comme un groupe de nouveaux serveurs en formation dans un restaurant.

Certaines entreprises ont mis en place un système de surveillance par les pairs de manière positive: lors des réunions du personnel, les gens se déplacent pour féliciter leurs collègues pour leur bon travail. Certains des systèmes logiciels d'évaluation des performances les plus récents fournissent des outils pour y parvenir.

Logiciel de gestion de la performance

Il existe un certain nombre de produits logiciels et d’applications mobiles basés sur le Web pour vous aider à surveiller les performances de votre entreprise. Des évaluations formelles aux commentaires quotidiens, un logiciel de gestion des performances peut réellement aider votre entreprise si vous:

Ne pensez pas que vos responsables ou vos employés prennent le processus de gestion de la performance au sérieux, ou qu'ils communiquent mal
Ont tendance à perdre la trace des documents, des échéances de projet ou des produits livrables
Ne connaissez pas tout le monde dans l'entreprise - ou ne travaillez pas avec eux tous - vous voudrez voir vos étoiles montantes et surveiller les membres de l'équipe en retard, car vous êtes propriétaire de l'entreprise.

Nous recommandons Zoho People en tant que logiciel de ressources humaines pouvant vous aider à garder une trace du côté personnel de votre entreprise, tout en permettant aux employés, aux gestionnaires et aux équipes de fournir des informations en continu sur les performances. Cliquez ici pour un essai gratuit.

Essayez les gens Zoho

4. évaluer

Pour être efficace, le retour d’information est un processus continu et pas seulement pour une évaluation formelle de la performance. Il existe à la fois des réactions informelles, comme féliciter un employé pour un travail bien fait lorsque vous entendez un excellent appel de vente et des réactions formelles, comme organiser une réunion à huis clos avec un membre de l'équipe qui, selon vous, n'a pas suivi le suivi des nouveaux clients.

Les commentaires formels sont généralement consignés dans le dossier d’un employé, qu’il soit bon ou mauvais.

Les membres de votre équipe devraient recevoir des commentaires informels presque quotidiennement et au besoin, si une situation comme une victoire ou une perte importante ou un problème de comportement se présente.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de la manière dont les commentaires peuvent être intégrés dans un système de gestion des performances, à l'aide d'un outil tel que Zoho People.

Exemple d'évaluation de performance de Zoho People

Les évaluations de performance formelles doivent être effectuées tous les 90 jours, tous les 6 mois ou tous les ans, en fonction de votre modèle d'entreprise et de vos besoins. Certaines entreprises choisissent de procéder à ce qu’on appelle une évaluation de la performance à 360 degrés pour recueillir les commentaires des gestionnaires, des pairs et des clients, ainsi que du directeur de l’employé.

Pour évaluer les employés de manière juste et équitable, vous devez procéder comme suit:

Créez un formulaire d'évaluation des performances avec un système de notation uniforme ou créez-en un basé sur un modèle à l'aide du logiciel d'évaluation des performances.
Remplissez une évaluation pour chaque employé ou demandez à son responsable d’effectuer l’un ou l’autre de vous deux semaines environ avant que vous n’ayez l’intention de donner votre avis. Assurez-vous d’utiliser les fichiers ou les enregistrements de suivi que vous avez conservés sur les performances de chacun, à partir de commentaires formels et informels, pour vous aider à compléter les évaluations. Il ne devrait y avoir aucune surprise pendant cette étape. Si vous utilisez un logiciel d'évaluation des performances tel que Zoho People, une grande partie de ces commentaires sera déjà capturée pour référence.
Les résultats des examens devraient vous envoyer un message clair indiquant si vos trois étapes précédentes de gestion de la performance fonctionnent ou non. Regardez la tendance générale des revues et voyez s'il y a quelqu'un qui mérite une promotion. Assurez-vous également que tout le monde reçoit des commentaires constructifs. Si aucun objectif n'a été atteint, pourquoi? Les employés ont-ils été surveillés attentivement une fois les objectifs fixés? Que se passe-t-il avec l'entreprise dans son ensemble?

5. reconnaître

L'étape de reconnaissance signifie à la fois reconnaître les réalisations de ceux qui accomplissent des tâches de haut niveau - atteindre ou dépasser leurs objectifs - et donner aux employés un retour d'information positif et constructif dans les domaines où ils ont besoin d'amélioration. Cela peut inclure du coaching sur d'autres aspects de leur performance, tels que la démonstration des valeurs de l'entreprise ainsi que la réalisation des objectifs.

La reconnaissance avec des promotions ou des augmentations de salaire est la plus courante, mais cette reconnaissance peut être aussi minime que de donner à quelqu'un une carte-cadeau décrivant la façon dont il a traité une plainte d'un client.

D'un autre côté, les besoins d'amélioration de la performance auraient dû être identifiés par la rétroaction continue que vous fournissez à vos employés tout au long du cycle de gestion de la performance. Les gens devraient être informés en permanence de leurs progrès par rapport à leurs objectifs en surveillant et en partageant les commentaires.

Commençons par ce qu’il faut faire avec les employés sous-performants, puis examinons ce qu’il faut faire avec vos employés les plus performants et les plus performants, puis un exemple complet de gestion de la performance avec un employé fictif pour vous donner un exemple de la façon dont tout cela fonctionne ensemble. .

Que faire avec des employés sous-performants?

L'une des principales raisons pour lesquelles les chefs d'entreprise décident de mettre en œuvre la gestion de la performance est malheureusement due à une performance insuffisante. Comment pouvez-vous amener ces employés sous-performants à s'améliorer? Comment la gestion de la performance peut-elle aider à les motiver?

Tout d’abord, vous souhaitez documenter la performance de l’employé par rapport à sa description de poste ou aux objectifs que vous vous êtes fixés. Documentez les bonnes et les mauvaises choses.
Maintenant, examinez cette liste des bons et des mauvais. Y at-il quelque chose dans la liste qui pourrait être résolu par la formation? Y a-t-il quelque chose dans cette liste qui est peut-être dû à la configuration de l'entreprise, à sa supervision ou à un manque de ressources? Essayez de voir ces problèmes du point de vue de l’employé.
Ensuite, vous voudrez faire part de vos préoccupations à l’employé lors de son examen ou avant celui-ci, en fonction de la distance à laquelle son prochain examen est planifié.

Une fois que vous êtes prêt à parler à votre employé, vous voudrez vous assurer de:

Soyez précis et direct: Utilisez des déclarations spécifiques telles que «Mark, tu étais en retard trois fois le mois dernier. Il faut que vous soyez à l'heure »et« Mark, vous arrivez toujours en retard. »La spécificité laisse moins de place à la communication, de sorte que l'employé comprend qu'il y a un problème et qu'il doit être corrigé.
Planifiez les prochaines étapes réalisables: Vous devez définir des objectifs spécifiques que votre employé doit atteindre pour être «hors de la niche». Par exemple, vous pouvez dire: «Mark, il est prévu que vous soyez en retard une fois par mois. Si vous dépassez ce chiffre, le mois prochain, nous devrons revoir votre emploi ou vous mettre en probation. »Ne vous contentez pas de dire:« Mark, ne soyez plus en retard. »
Fixer une date de suivi: 30, 60 ou 90 jours est traditionnellement le temps alloué aux réunions d’amélioration des performances. Si vous avez une entreprise comme un centre d'appels ou un restaurant, vous pouvez vous rendre même une fois par semaine. Dites à l'employé le plan, par exemple «Mark, nous en garderons la trace tous les mois à partir de maintenant et nous nous reverrons dans 30 jours pour en discuter».

En fin de compte, c’est à l’employé d’apporter les améliorations nécessaires. Vous voudrez documenter vos conversations sur les performances avec les employés et leurs progrès par rapport aux objectifs d’amélioration que vous vous êtes fixés - il suffit d’être minutieux au cas où ce serait pire, comme de virer quelqu'un.

Les systèmes de gestion de la performance en ligne vous fournissent des outils pour noter ces préoccupations et peuvent vous fournir de la documentation au cas où l'employé se vengerait de quelque manière que ce soit.

Espérons que l’employé a simplement besoin d’être mis au courant du problème et qu’il va s’améliorer. Si ce n’est pas le cas, voici un guide sur la façon de licencier quelqu'un.

Que faire avec les employés les plus performants?

Les employés les plus performants ne paraissent pas être un problème tant qu’ils ne quittent pas votre entreprise, ils s’ennuient et vous devez remplacer quelqu'un que vous ne voulez pas perdre.

Si vous avez des employés très performants, voici quelques idées pour les rendre heureux et les fidéliser à votre entreprise. Gardez à l'esprit qu'il n'est pas toujours coûteux de fidéliser vos employés les plus performants, à condition qu'ils soient payés équitablement pour le travail qu'ils effectuent.

Donnez-leur une nouvelle responsabilité ou un projet spécial: Récompenser les plus performants avec un plus haut niveau de responsabilité ou de visibilité peut être très motivant. Par exemple, si vous ne pouvez pas promouvoir une personne, elle peut peut-être être invitée à des réunions de gestion pour partager des idées personnelles.
Envoyez-les à une conférence ou à un cours: Montrez à votre interprète le plus performant que vous êtes investi dans sa réussite en envoyant la personne à une conférence ou à un cours qui améliorera sa carrière.
Les traiter: Emmener les employés au déjeuner ou au dîner pour souligner leur dur labeur et leur dire merci ne vieillit jamais. Votre artiste le plus performant est-il un grand fan de sport ou un groupe de musique populaire arrive-t-il en ville? Parfois, donner des billets à quelqu'un et se coucher tôt pour s'amuser peut aussi signifier beaucoup.
Promouvez-les: Cela semble évident, mais encourager un employé interne à recruter un nouvel employé pour un poste vacant peut être une bonne chose pour le moral. Si vous n’avez pas la capacité de recruter un nouveau responsable ou si l’employé ne doit pas gérer de personnel, vous pouvez également lui attribuer un nouveau titre, semblable à une version «senior» de son poste. Par exemple, un analyste peut devenir un analyste principal ou un analyste principal au lieu d’être un responsable de l’analyse.
Donnez-leur une augmentation ou un bonus: C’est souvent une réponse intéressante, mais même une petite somme de revenu supplémentaire et la reconnaissance de la valeur de l’employé pour l’équipe peuvent avoir une grande signification. Vous pouvez également mettre en place une structure de bonus de performance pour tous les employés s’il n’existe pas déjà, de sorte qu’ils soient rémunérés en fonction des efforts supplémentaires déployés ou des résultats améliorés qu’ils apportent à l’entreprise.

Pour plus d'idées sur des moyens significatifs de garder vos meilleurs employés, consultez notre article sur les 31 meilleures idées d'engagement des employés.

À qui la gestion de la performance convient-elle?

La gestion de la performance convient à toutes les entreprises mais peut être moins structurée dans la plus petite des entreprises. Par exemple, si vous n’avez que deux employés, vous allez probablement gérer leurs performances avec des conversations quotidiennes et des mises à jour ad hoc.

Cependant, un système de gestion de la performance est un aspect important de la stratégie des ressources humaines de votre entreprise lorsque vous développez votre activité. Il ne peut plus fournir de coaching individuel et de feedback à chaque employé seul. Vous aurez besoin d’un système garantissant que tous les gestionnaires savent comment soutenir les performances des employés et de l’équipe et que tous les employés reçoivent le retour d’information et l’encadrement dont ils ont besoin.

Voici des exemples de différents types d’employés et de la gestion de la performance dont ils ont le plus probablement besoin.

Tous les employés: Tous les employés doivent comprendre les objectifs de votre entreprise, ce que vous essayez d’atteindre et comment ils peuvent l’aider, ce qui leur permet de travailler
Nouveaux employés: Les nouvelles recrues doivent comprendre à quoi ressemble un bon poste au sein du poste afin de pouvoir se familiariser avec leur nouveau rôle et pour pouvoir contribuer de la manière que vous attendez.
Underperformers: Ceux qui n’atteignent pas les résultats souhaités ont besoin d’un retour d’information, d’un encadrement et éventuellement d’une formation, ou peuvent avoir besoin de quitter l’entreprise; dans tous les cas, les données de gestion de la performance vous aideront à prendre cette décision
Top talent: Vos meilleurs collaborateurs ont besoin d'informations et de louanges, ainsi que de nouvelles opportunités pour les maintenir au défi; la gestion de la performance vous aide à savoir lesquels ils sont
Membres de l'équipe de projet: Les équipes de projet travaillent toujours sur quelque chose de nouveau et ont besoin de coaching, de louange et de feedback, ce qui vous aide à choisir le projet suivant.

Toutes les entreprises et tous les employés ont besoin de gestion de la performance. Pour reprendre l’analogie avec les non-utilisateurs, lorsque vous investissez votre argent dans des fonds, vous surveillez généralement leur performance et apportez des modifications en fonction du type de performance et de non performance des fonds. La gestion de la performance fait la même chose avec les gens.

La différence est que les gens sont adaptables. Ils peuvent apprendre et grandir, et les exigences de leurs emplois changent. Ils ont besoin d’une orientation en termes d’objectifs et d’un retour d’information pour comprendre leurs performances et ce sur quoi ils peuvent avoir besoin de se concentrer ou de se concentrer différemment.

Pour vous donner une idée de la situation des autres entreprises dans le domaine de la gestion des performances, ces données fournies par Mercer montrent que la plupart - environ 95% - utilisent un système pour gérer les performances.

Comment les entreprises gèrent la performance.
Source: mercer.com

Exemple de gestion du rendement des employés - Du début à la fin

Bien que la boucle en cinq étapes de la gestion des performances ait un sens en soi, à quoi ressemble-t-elle avec un vrai employé? Voyons un exemple de gestion de la performance pour une employée d’Eleanor, depuis son embauche jusqu’à la fin de son emploi dans votre entreprise:

Employé d'Eleanor embauchée (Étape 1 - Plan)

Après avoir engagé Eleanor, vous l'informez du système de gestion de la performance de votre entreprise et de ce à quoi elle doit s'attendre chaque année et à quel moment. Vous partagez les objectifs de l'entreprise avec elle et l'aide à définir des objectifs correspondant à votre calendrier de gestion des performances. Comme Eleanor a probablement commencé au milieu d’un cycle de gestion de la performance, vous devrez peut-être ajuster ses objectifs individuels pour être plus réaliste dans un laps de temps plus court, tout en étant intégrée ou en formation.

Obtenez Eleanor Up & Running (Étape 2 - Agissez; Étape 3 - Surveillez)

Surveillez Eleanor au cours de ses premières semaines de travail et créez un fichier de performances pour elle, à l'instar de vos autres employés.

Si vous avez un système de gestion des performances, vous l’avez configuré pour pouvoir programmer des enregistrements hebdomadaires. Si vous ne la gérez pas directement, assurez-vous de rester en contact avec son responsable pour connaître ses progrès. Parce qu'Eleanor est nouvelle, formez-la bien et encouragez-la à poser des questions afin de l'aider à progresser dans la réalisation de ses objectifs.

90 premiers jours et au-delà d’Eleanor (Étape 4 - Évaluer; Étape 5 - Reconnaître)

Avoir une réunion à 90 jours pour déterminer où se trouve Eleanor avec ses nouveaux objectifs d'embauche ou une évaluation de performance plus souple en même temps que les autres employés aidera à éliminer tout problème avec Eleanor et la motivera à rester sur la bonne voie pour les choses qu'elle va bien. Il est également utile pour Eleanor de voir comment les autres employés sont évalués en fonction du rendement et de la réalisation des objectifs.

Certains employeurs utilisent les 90 premiers jours comme une période probatoire. Cet examen sera donc crucial si vous êtes déçu du travail d’Eleanor et si vous envisagez de prendre des mesures disciplinaires. En fait, bon nombre des systèmes de gestion de la performance que nous avons examinés dans notre article sur les meilleurs possèdent une fonctionnalité qui vous permet de créer une évaluation de la performance d'un nouvel employé à l'appui de votre processus d'intégration.

Après les 90 premiers jours, Eleanor devrait continuer à suivre le processus de gestion du rendement avec les autres employés. Elle devrait recevoir régulièrement des informations sur ses performances et disposer d'un fichier papier ou en ligne qui documente ses progrès et ses performances.

Si la performance d’Eleanor diminue: Vous voudrez que votre système inclue une discipline progressive ayant des conséquences sur les performances médiocres. Cependant, sachez qu’il faut souvent jusqu’à un an à une nouvelle recrue pour atteindre des performances optimales. Fournir un mentorat et une formation.
Si les performances d’Eleanor sont excellentes: Vous voudrez un système pour récompenser Eleanor, tel que les idées d'engagement des employés énumérées ci-dessus. Vous voudrez également documenter la manière dont sa performance contribue au succès général de l’équipe et de l’entreprise, afin qu’elle reste motivée pour continuer à performer à un haut niveau. Vous avez ainsi des exemples à utiliser dans ses évaluations de performance officielles.

Avantages et inconvénients de la gestion de la performance

Le concept de gestion de la performance n’a pas d’inconvénient: informer les employés de la façon dont ils peuvent contribuer à votre entreprise et surveiller leurs progrès par rapport aux objectifs de travail.

Cependant, la mise en œuvre de la gestion des performances présente des avantages et des inconvénients. En fait, si vous ne souhaitez pas et ne pouvez pas bien gérer le rendement en tant que processus formalisé, il est souvent préférable de former et de faire confiance à vos gestionnaires pour gérer le rendement des employés sans structure formelle.

Avantages de la gestion de la performance

Les avantages de la gestion de la performance bien exécutée sont les suivants:

Augmentation de la satisfaction des employés, ce qui entraîne des taux de rétention plus élevés
Un chiffre d'affaires réduit, entraînant une réduction des coûts de recrutement
Amélioration de l'image de marque de l'employeur, ce qui peut amener les plus talentueux à vouloir travailler pour vous
Meilleur alignement des objectifs de l'entreprise sur les performances individuelles du travail, ce qui se traduit par de meilleurs résultats
Moins d'embauches échouent, car les nouvelles recrues comprennent les attentes du premier jour
Données justes et défendables pour prendre des décisions concernant les augmentations de salaire et les incitations

En matière de performance, les employés veulent savoir deux choses:

Comment ils font et

Qu'ils soient assez récompensés pour cet effort

Souhaitez-vous engager cette personne encore aujourd'hui pour le même rôle au même salaire? Si oui, il ou elle répond probablement aux attentes.

Prendriez-vous des mesures pour l'empêcher de partir et de rejoindre la compétition? Si tel est le cas, il dépasse probablement les attentes - ou vous faites face à un marché des talents serré, ce qui pose un problème différent.

Si la personne partait et allait à la compétition, ririez-vous ou pousseriez-vous un soupir de soulagement? Si oui, il ou elle est probablement en dessous des attentes.

- Tim Toterhi, conférencier TEDx, coach exécutif et fondateur, certifié par la FIC, Plotline Leadership

Inconvénients de la gestion de la performance

Une étude de 2017 citée par la SHRM a montré que seulement 3% des entreprises estimaient que leur système de gestion de la performance fournissait une «valeur exceptionnelle». Environ 48% estimaient qu'il était nécessaire de travailler. Les inconvénients d'une mauvaise gestion de la performance incluent:

Mauvais alignement entre les objectifs commerciaux et les efforts de travail des employés, ce qui entraîne des délais non respectés, des clients mécontents et des profits réduits
Les employés en colère ou frustrés qui ont arrêté de fumer - ou pire encore, restent et continuent de mal performer
Une marque d'employé négative qui rend plus difficile et plus coûteux le recrutement de nouveaux employés pour votre entreprise
Problèmes de performance mal documentés pouvant entraîner des poursuites judiciaires si, par exemple, un employé poursuit en justice pour licenciement abusif ou discrimination

Alternatives à la gestion de la performance

La Harvard Business Review a constaté que de plus en plus de sociétés abandonnent les aspects traditionnels de la gestion de la performance, tels que les revues annuelles et les systèmes de notation structurés en trois ou cinq points. Ils ont également arrêté de comparer les employés en les notant sur une courbe en forme de cloche ou en effectuant des classements forcés. Au lieu de cela, ils se tournent vers des alternatives qui améliorent les performances de manière plus naturelle.

Voici quelques moyens d'améliorer les performances sans système de gestion de performances structuré:

Améliorer les communications

Les entreprises utilisent des outils tels que Slack et planifient des enregistrements hebdomadaires pour aligner les employés et les gestionnaires sur des objectifs quotidiens et hebdomadaires. Cela ne nécessite aucun système formalisé. C’est simplement une approche de la gestion des employés qui donne à l’employé et au gestionnaire un temps périodique et programmé pour partager des informations et ajuster le cours en fonction des besoins.

Les réunions à l'échelle de l'entreprise avec les enregistrements des équipes offrent la même valeur, à condition qu'elles offrent un dialogue dans les deux sens et renforcent les objectifs de l'entreprise et de l'équipe.

Certains des logiciels de gestion des performances les plus récents fournissent une intégration de communication avec G-Suite et Slack si vous souhaitez documenter les réunions individuelles et les archivages qui ont lieu.

- Diane Strohfus, directrice des ressources humaines, BetterWorks

Fournir une rétroaction continue

Les commentaires sont un choix naturel pour améliorer les performances. Cependant, il peut s’agir d’un changement de culture si votre entreprise n’a pas l’habitude de partager des éloges positifs ou des leçons apprises. Une façon de faire est de programmer des réunions hebdomadaires d’équipes ou d’entreprises qui mettent en évidence ce qui se passe bien ou pas.

Les gestionnaires peuvent ensuite faire un suivi auprès d’individus avec des félicitations et une reconnaissance d’équipe, ainsi qu’en tête-à-tête avec des individus qui pourraient avoir besoin de formation, d’outils ou de ressources supplémentaires pour atteindre leurs objectifs de travail. Il a été prouvé que les commentaires positifs amélioraient les performances. C’est du bon sens. Si les employés sont félicités quand ils vont bien, ils continueront à aller bien.

Outils tels que TINYpulse Perform aide à simplifier la gestion des performances pour le responsable et les employés. Au lieu de grands et lourds examens annuels, TINYpulse facilite les entraînements fréquents et plus légers.

- Andrew Sumitani, directeur du marketing, TINYpulse

Donner une reconnaissance en temps réel

Les grandes entreprises dépensent beaucoup d’argent pour trouver des moyens de reconnaître les employés dans le cadre d’une approche formelle de gestion du rendement. Cependant, en tant que petite entreprise, cela peut être aussi simple qu'une tape dans le dos ou un cri sur les médias sociaux. Offrir une reconnaissance de manière formelle et informelle aide tous les employés à voir ce que vous valorisez et les incite également à être reconnus. Certaines des nouvelles applications d’engagement des employés permettent même à leurs pairs d’offrir une reconnaissance aux membres de leur équipe afin que tout ne se pose pas sur vos épaules et qu’il soit possible de le faire en temps réel.

Foire aux questions (FAQ) sur la gestion des performances

Où puis-je trouver des exemples de différents modèles d'examen de la gestion de la performance utilisant différentes échelles d'évaluation?

FitSmallBusiness contient un article qui présente différents types d’évaluations de performances, telles que les échelles d’évaluation utilisant des smileys et les échelles d’évaluation à trois, quatre, cinq et 10 points, afin que vous puissiez choisir le type d’évaluation qui vous convient le mieux. vos évaluations de performance.

Est-ce une bonne idée que les employés fassent leur propre évaluation en premier?

Les professionnels des ressources humaines conviennent généralement que les employés devraient avoir leur mot à dire dans le processus d'évaluation du rendement. C’est parce que les gestionnaires avec beaucoup de rapports directs oublient souvent les réalisations individuelles. C’est pourquoi il est souvent utile de documenter les progrès des employés par rapport aux objectifs plus fréquemment que tous les trimestres ou tous les six mois.

Les employés sont les mieux placés pour savoir ce qu’ils ont accompli. Cependant, certains gestionnaires - généralement peu formés à la gestion de la performance - préfèrent garder le contrôle total de l'évaluation de la performance. C’est une erreur qui peut facilement démotiver les employés.

Que manque-t-il le plus souvent lors de la mise en place d’un système de gestion de la performance?

Dans la gestion de la performance, l'élément le plus souvent négligé est la formation des gestionnaires sur la manière de fournir un retour d'information sur la performance de manière constructive qui motive l'employé à performer. Souvent, les systèmes de gestion de la performance sont mis en place par le personnel des ressources humaines qui peut ne pas se rendre compte à quel point les gestionnaires sont réticents à échanger de «mauvaises nouvelles» avec leur personnel.

De plus en plus d'entreprises doivent investir dans la formation en communication et en leadership de leurs dirigeants afin que le retour d'information sur les performances soit efficace et ne porte pas atteinte à la culture d'entreprise.

Quel cycle de gestion de la performance est le meilleur?

Des recherches plus récentes montrent que des examens de performance plus fréquents sont meilleurs que des examens annuels. Par exemple, vous pouvez envisager des révisions mensuelles au niveau des équipes, avec des révisions trimestrielles au niveau annuel. La raison pour laquelle les grandes entreprises ont tendance à s'en tenir à un cycle de révision annuel est qu'elles lient les augmentations de salaire annuelles à la performance. Ce n’est pas une mauvaise idée, mais ce n’est pas non plus une raison pour limiter les discussions sur les performances à une fois par an. Votre entreprise doit planifier des évaluations de performance selon tout cycle ayant du sens, par exemple un mois après le début d'un nouvel employé ou immédiatement après l'achèvement d'un projet majeur. Le meilleur cycle d’évaluation des performances est celui qui correspond à la cadence de votre entreprise.

Le résultat final

La gestion des performances est importante pour les entreprises de toutes formes et de toutes tailles. Les gens veulent être impliqués dans leur travail, à la fois avec des commentaires et avec le travail qu'ils font. La mise en place d'un système de gestion des performances vous permet de tirer le meilleur parti des talents de votre équipe.

Pour un logiciel RH libre-service et à faible coût comprenant une gamme complète d’outils de gestion de la performance, y compris un retour d’information à 360 degrés sur plusieurs degrés pour un coût aussi bas que 5 $ par mois par employé, envisagez d’utiliser la version Enterprise de Zoho People.

Essayez les gens Zoho