Mettre en place les livres pour votre petite entreprise peut être très pénible. Sauf si vous avez des connaissances préalables en comptabilité ou en comptabilité, vous aurez besoin d'aide pour démarrer avec QuickBooks. Heureusement, vous n’avez pas besoin de connaissances en comptabilité pour terminer le processus d’installation de QuickBooks; notre cours pas à pas a été créé pour les débutants de QuickBooks comme vous.
QuickBooks offre un essai gratuit de 30 jours. Nos leçons étape par étape facilitent la configuration. Suivez donc votre propre essai gratuit gratuit de QuickBooks Online. Les lecteurs de Fit Small Business peuvent recevoir jusqu'à 50% de réduction sur leurs achats de QuickBooks Online.
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La clé pour pouvoir gérer votre comptabilité en douceur dans QuickBooks commence bien. En investissant un peu de temps dès le départ pour apprendre à configurer QuickBooks, vous gagnerez du temps et de l’argent.
Nous avons simplifié le processus d’installation de QuickBooks en le décomposant en 15 leçons, parmi lesquelles figurent:
- Mettre en place une bonne qualité plan comptable: Cela garantira que vous avez des états financiers précis
- Mise en place les clients et vendeurs: Cela garantira que vous avez des rapports de ventes et de dépenses précis
- Connexion de QuickBooks en ligne avec votre comptes bancaires et cartes de crédit: S'assurer que tous les revenus et toutes les dépenses sont comptabilisés
- Personnalisation de QuickBooks Online avec votre Informations sur la société: Créer des formulaires de vente d'aspect professionnel
Nous avons classé QuickBooks comme le meilleur logiciel de comptabilité pour les propriétaires de petites entreprises. Vous pouvez économiser jusqu'à 50% sur un compte QuickBooks et télécharger notre cours gratuit pour commencer immédiatement.
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Les 15 leçons dont vous aurez besoin pour compléter la configuration de QuickBooks Online sont répertoriées ci-dessous.
Leçon 1: Comment configurer les informations sur la société dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous vous expliquerons comment configurer les informations de base sur l’entreprise. Cela inclut le nom de la société, le logo, l'adresse, le courrier électronique, le site Web et l'entité légale - entreprise individuelle, société à responsabilité limitée (LLC), société S - informations. Ces informations seront utilisées dans les rapports, les factures clients et les déclarations de revenus.
Leçon 2: Personnalisation des factures, des recettes et des estimations dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous verrons comment personnaliser les formulaires de vente afin qu'ils soient professionnels et fournissent des informations détaillées telles que les conditions de paiement, le champ de remise, le champ de dépôt et d'autres informations clés pour les clients. Nous vous recommandons de personnaliser vos formulaires de vente avant d'apprendre à configurer ces derniers lors de la leçon suivante.
Leçon 3: Configuration de factures, de recettes et d'estimations dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, vous déciderez quelles informations figureront sur vos formulaires de vente. Cela inclut la date de service, les champs d'expédition et le fait que votre client préfère ou non recevoir les factures par courrier électronique ou postal.
Leçon 4: Ajout de produits et de services dans l'installation en ligne de QuickBooks
Dans cette leçon, nous allons déterminer le niveau de détail que vous devez inclure dans les formulaires de vente en ce qui concerne les produits et services vendus à vos clients. Cela comprend le coût, la quantité et une description détaillée.
Leçon 5: Comment créer des messages dans la configuration en ligne de QuickBooks
Dans cette leçon, nous expliquerons comment personnaliser les messages électroniques que vous envoyez à vos clients, ainsi que leurs factures, leurs reçus de vente et leurs estimations. Par exemple, vous pouvez ajouter un message au bas de chaque facture indiquant «Merci pour votre entreprise» ou «Nous apprécions votre paiement rapide».
Leçon 6: Comment configurer des instructions dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous allons passer en revue les options de configuration de QuickBooks que vous avez lorsque vous envoyez des relevés à vos clients. Si vous préférez envoyer des factures à vos clients plutôt que de les facturer mensuellement, trimestriellement ou annuellement, vous pouvez ignorer cette leçon.
Leçon 7: Comment configurer les dépenses dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous verrons comment personnaliser votre QuickBooks afin de suivre vos dépenses. Cela inclut la facturation des dépenses engagées par les clients pour leur compte, la configuration des comptes fournisseurs et la création de bons de commande.
Leçon 8: Comment configurer les paramètres avancés dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous verrons comment activer les paramètres de vos rapports financiers, notamment votre compte de résultat, votre bilan et votre tableau des flux de trésorerie.
Leçon 9: Importation d'opérations bancaires dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous allons vous montrer comment connecter votre compte bancaire à QuickBooks afin que vos transactions bancaires soient automatiquement téléchargées dans QuickBooks. Nous expliquerons également comment importer vos opérations bancaires à l'aide d'un fichier CSV ou d'un fichier Microsoft Excel.
Leçon 10: Importation de transactions par carte de crédit dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous allons vous montrer comment connecter votre carte de crédit à QuickBooks, afin que vos transactions par carte de crédit soient automatiquement téléchargées dans QuickBooks. Nous expliquerons également comment importer vos transactions par carte de crédit à l'aide d'un fichier CSV ou Excel.
Leçon 11: Comment configurer plusieurs utilisateurs dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous expliquerons comment configurer QuickBooks Online pour permettre à votre comptable et à d'autres utilisateurs, tels que professionnels de la fiscalité ou comptables, d'accéder à vos données QuickBooks.
Leçon 12: Comment configurer le plan comptable dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous expliquerons comment ajouter, modifier et supprimer des comptes de votre liste de tableaux de comptes dans QuickBooks. Lorsque vous créez votre fichier QuickBooks, vous disposez d'une liste de tableaux de comptes en fonction du secteur d'activité de votre entreprise.
Leçon 13: Comment configurer la liste des produits et services dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous expliquerons comment configurer QuickBooks Online pour suivre les produits et services que vous vendez et pour couvrir diverses options de suivi des stocks.
Leçon 14: Comment configurer des clients dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous expliquerons comment configurer QuickBooks Online pour suivre les champs d'informations clés de vos clients, tels que la messagerie, le numéro de téléphone, le contact principal et les canaux de médias sociaux. Ces informations seront utilisées pour communiquer avec les clients et générer des rapports sur les clients et les ventes.
Leçon 15: Comment configurer des fournisseurs dans QuickBooks Online
Dans cette leçon, nous expliquerons comment configurer QuickBooks Online pour suivre les champs d'informations clés de vos fournisseurs, tels que la messagerie, le numéro de téléphone, le contact principal et la limite de crédit. Ces informations seront utilisées pour communiquer avec les fournisseurs, générer des rapports et des factures.
En complétant ce cours, vous serez prêt à commencer à gérer vos affaires au quotidien avec QuickBooks Online. Si vous souhaitez trouver un comptable local pour dispenser une formation à QuickBooks ou pour gérer le processus de comptabilité, consultez notre répertoire national des comptables.
8 conseils sur la configuration et l'utilisation de QuickBooks
Dans cette section, nous vous avons fourni quelques conseils et meilleures pratiques que nous recommandons. De plus, nous avons rencontré quelques professionnels de QuickBooks qui ont partagé leurs astuces, astuces et meilleures pratiques pour gérer vos livres. Embauchez un expert pour vous préparer et vous entraîner correctement et sélectionnez la bonne version de QuickBooks.
1. Embauchez un expert pour configurer QuickBooks pour vous
Bien que vous ne disposiez peut-être pas du budget nécessaire pour engager un commis aux comptes, vous devez engager un QuickBooks ProAdvisor pour configurer vos livres et vous former à l’utilisation du logiciel. Certains ProAdvisors facturent un taux horaire et d'autres un taux forfaitaire. Notre rubrique Comment trouver un QuickBooks ProAdvisor inclut des conseils sur la recherche d’un expert dans votre région et sur le coût moyen de la configuration et de la formation des fichiers d’entreprise.
2. Sélectionnez la bonne version de QuickBooks
Pour choisir la bonne version de QuickBooks pour votre entreprise, vous devrez d’abord déterminer ce que vous avez besoin du logiciel. Par exemple, devez-vous suivre les factures impayées ou facturer les clients? Une fois que vous savez ce que vous voulez que le logiciel fasse, vous devez choisir entre la version en ligne et la version de bureau.
Vous pouvez accéder à QuickBooks Online à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil mobile disposant d’une connexion Internet. QuickBooks Online est disponible en trois éditions et les plans tarifaires commencent à 20 $ par mois. Le logiciel de bureau QuickBooks doit être installé sur un ordinateur de bureau et démarre au tarif unique de 299,99 $.
3. Comprendre le fonctionnement du compte de fonds non déposés
«Le compte de fonds non déposés est automatiquement créé dans QuickBooks lorsque vous recevez un paiement d'un client. Chaque fois que vous saisissez un paiement client dans QuickBooks, le compte de fonds non déposés est augmenté. Une fois que vous avez enregistré une transaction de dépôt dans QuickBooks, les fonds du compte de fonds non déposés sont transférés vers votre compte courant que vous avez sélectionné lors de l’enregistrement de la transaction. Si vous ne nettoyez pas ce compte, vous ne pourrez pas rapprocher votre compte bancaire avec QuickBooks. "
- Mike Faremouth, certifié QuickBooks Advanced ProAdvisor et propriétaire, le comptable mobile
4. Ne créez pas de comptes avec les noms de fournisseur et de client
L'une des erreurs les plus courantes consiste à ajouter des comptes spécifiques pour les fournisseurs et les clients au plan comptable de QuickBooks. Tous les comptes figurant dans le plan comptable apparaîtront dans un état financier et vous ne voudrez pas que les noms de vos clients et fournisseurs figurent dans les états financiers. Par conséquent, ces comptes doivent rester de nature générique. Par exemple, au lieu de créer un compte appelé «T-Mobile», vous appelez le compte Phone or Cellphone Expense.
5. Ne vous mêlez pas d’affaires avec des fonds personnels
Même si cela peut être tentant, vous ne voulez jamais mêler vos finances personnelles et celles de votre entreprise. Lorsque vous débutez, c’est facile à faire car vous pensez que vous n’avez pas assez d’argent pour justifier la création d’un compte bancaire professionnel distinct ou que vous dépensez peut-être des fonds personnels pour payer vos dépenses professionnelles. Ne tombez pas dans ce piège. La configuration d'un compte courant d'entreprise doit être effectuée avant de recevoir le premier paiement du client.
6. Commencez avec la fin en tête
«À quoi voulez-vous que votre entreprise ressemble dans cinq ans? Le plan comptable, les workflows et les procédures opérationnelles standard devraient être construits autour de cela. Voulez-vous investir dans votre formation aux principes et logiciels comptables ou investir dans un expert pour le faire à votre place, de manière à pouvoir vous concentrer sur le développement et la croissance de votre entreprise? ”
- Phyllis Godwin Robinson, PDG, Paladin comptabilité et fiscalité, LLC
7. Créer des règles de banque pour gagner du temps
«Apprenez à ajouter des règles pour gérer les flux bancaires. Si vous avez plusieurs flux et que vous avez besoin de classes ou d'emplacement différents, vous pouvez définir un flux entier pour un emplacement ou une classe, ce qui vous fera gagner une tonne de temps que vous auriez normalement passé à classer manuellement les transactions bancaires par catégorie. "
- Joshua Ott, propriétaire de J.OTT Business Solutions
8. Utiliser le stockage de documents dans QuickBooks Online
«QuickBooks Online vous permet de stocker des documents clés dans le programme. Vous pouvez télécharger des contrats et les joindre aux clients, des documents de garantie pour les achats d’immobilisations, des formulaires W-9 pour les contractants indépendants et des documents sources comme support pour les écritures au journal et autres transactions. ”
- Luann Rae Meador Keller, comptable en ligne certifiée QuickBooks
Et après?
Maintenant que nous vous avons donné un aperçu de ce qui est inclus dans le cours ainsi que des conseils de professionnels, il est temps de commencer avec la première leçon, Comment configurer les informations sur la société dans QuickBooks Online. Si vous êtes un utilisateur expérimenté de QuickBooks, sélectionnez la leçon que vous devez approfondir.
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